Fakturaprogram for enkeltpersonforetak: hva du faktisk trenger

Søker du etter fakturaprogram for enkeltpersonforetak — eller enkeltmannsforetak, som de fleste fortsatt sier — får du opp en liste over regnskapssystemer. De fleste av dem selger deg langt mer enn du har lov til å bruke.

Det er verdt å begynne i motsatt ende: hva krever loven av deg, og hva følger av det?

Bokføringsplikt har du. Regnskapsplikt har du neppe.

De to ordene ligner, og forskjellen mellom dem avgjør halve innkjøpet.

Bokføringsplikt har alle som driver næringsvirksomhet. Du skal registrere inntekter og kostnader, ha dokumentasjon i orden og kunne vise sammenhengen mellom bilag og bokføring.

Regnskapsplikt — plikten til å utarbeide og sende inn et årsregnskap — treffer bare de største enkeltpersonforetakene: de med eiendeler over 20 millioner kroner, eller mer enn 20 årsverk. Er du én person med en laptop, er du ikke der.

I stedet leverer du næringsspesifikasjonen som en del av skattemeldingen, med frist 31. mai.

Det følger at du ikke trenger halve funksjonslisten

Se på hva et typisk «komplett regnskapssystem» inneholder, og hvor mye av det som gjelder deg når du driver alene:

• Lønnssystem og A-melding — du tar ikke lønn av ditt eget ENK. Overskuddet er inntekten din, og det er ingen lønnskjøring. (Har du ansatte, endrer dette seg — da trenger du det.)
• Årsoppgjør og årsregnskap — se over.
• Aksjonærregisteroppgave, utbytte, aksjekapital — dette er aksjeselskapsting. Et ENK har ingen aksjer.
• Avskrivningsmoduler for store driftsmidler — relevant hvis du kjøper maskiner, ikke hvis du kjøper en PC hvert fjerde år.

Det er ikke en kritikk av programmene. De er bygget for aksjeselskaper med ansatte, og der gjør de nytte. Poenget er at prisen deres forsvares med funksjoner du ikke får lov til å bruke — og at du derfor kan sammenligne på et helt annet grunnlag enn funksjonslisten.

Mva først over 50 000

Du skal registrere deg i Merverdiavgiftsregisteret når avgiftspliktig omsetning passerer 50 000 kroner i løpet av en tolvmånedersperiode (merverdiavgiftsloven § 2-1). Merk at perioden er rullerende — den følger ikke kalenderåret.

Under grensen fakturerer du uten mva, og du kan heller ikke trekke fra inngående mva på det du kjøper. Da trenger du ikke mva-oppfølging i programmet i det hele tatt, bare et sted å lage og lagre fakturaene.

Det du faktisk trenger

Kort liste:

1. En ubrutt fakturaserie som programmet tildeler selv, og som du ikke kan slette hull i.
2. De sju innholdskravene automatisk på plass — se hele listen her.
3. Kreditnota, fordi det er den eneste lovlige måten å rette en utstedt faktura på.
4. Et uttrekk du eier. Fem års oppbevaringsplikt er din, ikke leverandørens.
5. Mva-oppsett — men først når du passerer 50 000.

Alt utover dette er bekvemmelighet, og bekvemmelighet er verdt penger. Men det bør være et bevisst kjøp.

Tre prismodeller, og hvordan du regner ut hvilken som er din

Markedet har ingen felles norm. Du møter i praksis tre former:

• Fast pris per måned. Forutsigbart. Dyrt hvis du sender fem fakturaer i året.
• Pris per bilag. Straffer den som bruker systemet mest.
• Gratis grunnpris, betaling per handling — noen kroner per utsendelse, mer for post og inkasso. Billigst ved lavt volum, og fort dyrest ved høyt.

Regnestykket er enkelt nok til å gjøres på et serviettbakark: antall fakturaer i året × pris per utsending, mot månedspris × 12. Ved sju fakturaer i året vinner handlingsprising nesten alltid. Ved tretti i måneden snur det.

To feller når du regner:

• Administrasjonsgebyret. Flere «gratis» tjenester har et månedsgebyr som slår inn ved bruk. Finn ut nøyaktig når det utløses — det avgjør hele regnestykket.
• Prisen på tilleggene. EHF, e-postutsending, purring og postlegging prises ofte hver for seg, og spennet mellom leverandørene er stort. Den samme EHF-fakturaen koster 3 kroner ett sted og 20 et annet.

Trenger du EHF?

Fakturerer du det offentlige, må du sende EHF. Fakturerer du bare private bedrifter som tar imot PDF på e-post, trenger du det ikke — og da skal du ikke betale for det.

Hvis du trenger det for én eneste kunde: det er en tjeneste du kjøper per faktura, ikke en grunn til å bytte hele systemet.

Det programmet ikke løser

Her er den delen ingen produktside skriver: fakturaprogrammet er sjelden flaskehalsen.

Å skrive fakturaen tar ti minutter. Det som tar tid, og det som koster penger, er å finne ut hva som skal stå på den — hvilke timer, hvilke oppgaver, hva som var avtalt og hva som kom i tillegg underveis. Et program som gjør de ti minuttene til åtte, har løst feil problem.

Det er der pengene forsvinner, og det er verdt en egen gjennomgang.