Krav til faktura — hele listen, og hva den betyr i praksis

Kravene til hva som skal stå på en faktura er ikke bransjeskikk, og heller ikke noe fakturaprogrammet har funnet på. De står i bokføringsforskriften kapittel 5-1, og hele listen er kort nok til å leses på fem minutter.

Her er den, med det hvert punkt betyr når du sitter med fakturaen foran deg.

De sju punktene

§ 5-1-1 sier at et salgsdokument — lovens ord for faktura — skal inneholde:

1. Nummer og dokumentasjonsdato
2. Angivelse av partene
3. Ytelsens art og omfang
4. Tidspunkt og sted for levering
5. Vederlag og betalingsforfall
6. Merverdiavgift og andre avgifter, i norske kroner
7. Merking når kjøperen skal beregne avgiften selv

Det er alt. Det står ingenting om logo, skrifttype eller at fakturaen skal se pen ut. En faktura skrevet i et tekstdokument er gyldig hvis de sju punktene er der — problemet med tekstdokumentet er noe annet, og kommer lenger ned.

Nummeret er det folk oftest bommer på

Nummeret skal tildeles maskinelt i en ubrutt serie (§ 5-1-3). Ubrutt betyr at det ikke skal finnes hull. Du kan ikke hoppe over 1043 fordi du ikke likte den, og du kan ikke slette en faktura du angret på.

Det er dette som gjør at «rediger» og «slett» ikke finnes på en utstedt faktura i et ordentlig system. En feil rettes med kreditnota: du utsteder et nytt dokument som opphever det gamle, og begge blir stående. Regnskapet skal vise at feilen skjedde og at den ble rettet, ikke se ut som om den aldri var der.

Kravet henger sammen med bokføringsloven § 6, som krever at dokumentasjonen er nummerert slik at det er mulig å kontrollere at den er fullstendig. Et hull i serien er nettopp det ingen kan kontrollere.

Partene: to felt folk tror er valgfrie

§ 5-1-2 krever kjøperens navn og adresse eller organisasjonsnummer. Om selgeren kreves navn og organisasjonsnummer.

To detaljer å merke seg:

• Er du mva-registrert, skal bokstavene «MVA» stå etter organisasjonsnummeret. Ikke bare tallet. «986187278 MVA» — det er selve merkingen av at du er registrert, og den mangler på overraskende mange fakturaer.
• «Foretaksregisteret» gjelder ikke deg som driver enkeltpersonforetak. Det kravet treffer aksjeselskap, allmennaksjeselskap og norskregistrerte utenlandske foretak. Har du et ENK, skal ordet ikke stå der.

«Ytelsens art og omfang» er ikke «Konsulenttjenester»

Art er hva du gjorde. Omfang er hvor mye. Én linje med «Konsulenttjenester, kr 42 000» oppfyller det første og ikke det andre.

Dette er punktet som skaper flest diskusjoner med kunder, og det er verdt å ta på alvor av en helt annen grunn enn loven: en faktura kunden ikke forstår, er en faktura kunden ringer om. Timer spesifisert per oppgave er både bedre dokumentasjon og færre telefoner.

Leveringstidspunkt er ikke fakturadato

Punkt fire er tidspunkt og sted for levering, og det er noe annet enn datoen du skrev fakturaen. Jobben ble gjort i mars; fakturaen kom i juni. Da er mars leveringstidspunktet.

For tjenester som løper over tid — drift, support, abonnement — finnes en egen regel om løpende ytelser i § 5-1-6a. I praksis oppgir du perioden: «Drift av server, 1.–31. mars».

Datoen har en konsekvens: den avgjør hvilken mva-termin salget hører til, og hvilket år inntekten tilhører. Fakturerer du i januar for arbeid gjort i desember, tilhører inntekten i utgangspunktet det gamle året.

Avgiften skal være i kroner

Du kan fakturere i euro. Merverdiavgiften skal likevel oppgis i norske kroner på dokumentet, med kursen du har brukt.

Kjøper noen tjenester fra utlandet — Adobe, GitHub, en frilanser i et annet land — er det motsatt vei: da er det kjøperen som beregner avgiften, og fakturaen fra leverandøren skal være merket med det. Det er punkt sju, og ordningen heter snudd avregning.

Hva skjer hvis noe mangler?

Det vanlige svaret folk frykter er «bot». Det er sjelden det som skjer først.

Den praktiske konsekvensen rammer kunden din: en faktura som ikke oppfyller formkravene, kan bli underkjent som legitimasjon for kundens mva-fradrag. Da har kunden betalt en regning som ikke gir dem fradraget de regnet med — og de kommer tilbake til deg og ber om en ny.

Det er verdt å si høyt, fordi det snur måten kravene ser ut på. De sju punktene er ikke skjemavelde. De er det kunden trenger for å kunne bruke fakturaen din til noe.

Fem år, lesbart

Fakturaene skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt (bokføringsloven § 13), og de skal være lesbare og utskrivbare hele perioden.

Den setningen har en konsekvens folk oppdager for sent: oppbevaringsplikten følger deg, ikke leverandøren din. Bytter du fakturaprogram, og det gamle stenger tilgangen når abonnementet sies opp, er det fortsatt du som skal kunne legge fakturaene på bordet.

Last derfor ned hele arkivet — PDF av hver faktura, kunderegisteret og innbetalingshistorikken — før du sier opp noe som helst. Det er den ene handlingen i en systembytte som ikke kan gjøres om.

Kort oppsummert

• Sju punkter, og de står i bokføringsforskriften § 5-1-1.
• Nummerserien skal være ubrutt. Feil rettes med kreditnota, aldri med sletting.
• «MVA» etter organisasjonsnummeret hvis du er registrert. «Foretaksregisteret» bare hvis du er AS.
• Omfang, ikke bare art. Leveringstidspunkt, ikke fakturadato.
• Fem års oppbevaring — og plikten er din, ikke programmets.