Personvernerklæring for Oppdragsrom

Sist oppdatert: [DATO] · Versjon: 1.0 (utkast)

Oppdragsrom er et fagsystem for timeføring, fakturering, regnskap og oppgavestyring, levert av:

GET ON WEB Morten Bergset Organisasjonsnummer: 986 187 278 MVA Hellemyrtoppen 27, 4628 Kristiansand S E-post: morten@getonweb.no · Telefon: 478 28 713

Vi tar personvern på alvor, og vi behandler ikke mer personopplysninger enn det tjenesten faktisk trenger. Denne erklæringen forklarer hvilke opplysninger vi behandler, hvorfor, og hvilke rettigheter du har.

1. To ulike roller — les dette først

Det er viktig å skille mellom to situasjoner:

For den andre situasjonen gjelder egen databehandleravtale, som regulerer hvordan vi behandler opplysningene på din instruks. Du bestemmer hva som legges inn, hvor lenge det lagres og når det skal slettes.

2. Opplysninger vi behandler som behandlingsansvarlig

Dette gjelder deg som er kunde hos oss, eller som oppretter en konto:

Vi behandler ingen særlige kategorier av personopplysninger (helse, religion, politisk oppfatning o.l.) om deg, og vi ber deg ikke om det.

3. Det vi IKKE gjør

• Vi bruker ingen sporingsverktøy fra tredjepart, ingen reklamecookies og ingen profilering. Tjenesten setter kun en teknisk nødvendig innloggingscookie (økten din).
• På artiklene våre under /ressurser teller vi hvor mange ganger hver artikkel er vist, og hvilken nettside besøket kom fra. Tellingen skjer på vår egen server og lagrer kun et samlet antall per artikkel per dag — ingen IP-adresse, ingen informasjonskapsel, ingen sjekksum og ingenting annet som kan knyttes til deg. Vi kan derfor ikke se hvem som har lest hva, og heller ikke skille to lesere fra én som leser to ganger.
• Vi selger eller deler aldri opplysninger til tredjeparter for markedsføring.
• Vi bruker ikke dine data eller dine kunders data til å trene AI-modeller.
• Vi sender ingen e-post fra systemet i dag ut over det som er nødvendig for kontoadministrasjon (f.eks. tilbakestilling av passord når dette er aktivert).

4. Databehandlere og underleverandører

For å levere tjenesten bruker vi følgende leverandører. Alle behandler opplysninger på vår instruks, under databehandleravtale:

Kvitteringstolkning med KI

Systemet kan lese en kvittering du fotograferer, og foreslå dato, beløp, mva og kategori. Dette er en del av tjenesten — du trenger ingen egen avtale eller egen API-nøkkel. Slik fungerer det:

• Tolkningen utføres av Anthropic PBC (modellen Claude) som vår underleverandør, på vår instruks og under databehandleravtale.
• Kun bildet av kvitteringen og navnene på dine egne regnskapskategorier sendes. Ingen kundeopplysninger, fakturaer, timelister eller kontaktpersoner sendes — heller ikke navnet på firmaet ditt.
• Ingenting sendes automatisk. Bildet forlater serveren først når du trykker «Les kvittering», og forslaget bokføres ikke før du bekrefter det selv.
• Etter Anthropics gjeldende API-vilkår brukes data som sendes gjennom API-et ikke til å trene modeller.
• Overføringen til USA skjer på grunnlag av EUs standardavtaleklausuler i Anthropics databehandleravtale.
• Du kan slå funksjonen helt av under Innstillinger → Kvitteringstolkning. Da forlater ingen bilder serveren, og du fyller inn feltene selv. Alt annet i systemet virker som før.
• Vil du heller ha et eget leverandørforhold, kan du legge inn din egen API-nøkkel. Da er avtalen om KI-bruken mellom deg og Anthropic, og vi videreformidler bildet på din instruks.

5. Hvor lenge lagrer vi opplysninger?

6. Dine rettigheter

Du har rett til å:

• Få innsyn i hvilke opplysninger vi har om deg
• Rette opplysninger som er feil
• Slette opplysninger («rett til å bli glemt») — begrenset av lovpålagt oppbevaring av regnskapsmateriale
• Begrense eller protestere mot behandlingen
• Få opplysningene utlevert i et maskinlesbart format (dataportabilitet)
• Klage til Datatilsynet (datatilsynet.no) hvis du mener vi behandler opplysninger i strid med regelverket

To av dem trenger du ikke be om: uttrekket ligger under Innstillinger → Eksport, og slettingen under Innstillinger → Slett firmaet. Begge virker med det samme, uten at du må spørre oss.

Slettingen er sperret hvis du har utstedt en faktura eller levert en mva-melding. Det er den lovpålagte oppbevaringen nevnt over — bokføringsloven § 13 pålegger deg å ta vare på det i fem år, og en slett-knapp som overså det ville vært et verktøy for å ødelegge din egen dokumentasjon.

Ta kontakt på morten@getonweb.no — vi svarer innen 30 dager, normalt raskere.

7. Sikkerhet

Vi beskytter opplysningene med blant annet:

• Kryptert overføring (HTTPS/TLS) for all trafikk
• Passord lagret som kryptografisk hash — aldri i klartekst
• Valgfri to-faktor-autentisering (engangskoder fra autentiseringsapp)
• API-nøkler og to-faktor-hemmeligheter kryptert i databasen
• Streng adskillelse mellom kunder: hver kundes data er teknisk isolert, og isolasjonen er dekket av automatiserte tester som kjøres ved hver endring
• Utstedte fakturaer kan ikke endres i ettertid (sikret både i applikasjonen og i databasen), i tråd med bokføringsforskriftens krav
• Filvedlegg (kvitteringer, skjermbilder) lagres utenfor webserverens offentlige mapper og er tilgangsstyrt per kunde
• Tilgang for dine kunders kontaktpersoner gis via personlige lenker som kan trekkes tilbake når som helst
• Nattlige sikkerhetskopier

8. Avvik

Oppdager vi et brudd på personopplysningssikkerheten, varsler vi berørte kunder uten ugrunnet opphold, og senest innen 24 timer etter at vi ble kjent med det. Er du behandlingsansvarlig for de berørte opplysningene, får du all informasjon du trenger for din egen melding til Datatilsynet (72-timersfristen).

9. Endringer

Vi kan oppdatere denne erklæringen. Ved vesentlige endringer varsler vi deg i tjenesten eller på e-post minst 30 dager før endringen trer i kraft. Versjon og dato står øverst i dokumentet.