Timene du glemte å fakturere

Du gjorde jobben i mars. Du fakturerte i juni. Og fakturaen ble for lav.

Ikke fordi timeprisen er feil — den har du tenkt nøye på. Den ble for lav fordi en del av arbeidet aldri ble skrevet ned noe sted, og i juni finnes det ingen måte å hente det tilbake på.

Dette er den vanligste lekkasjen i en enmannsbedrift, og den ser aldri ut som et problem. Den ser ut som en litt mager måned.

Tre måter timer forsvinner

1. «Kan du bare …»

Kunden ringer om noe annet, og nevner en liten ting på slutten. Du fikser den mens dere snakker. Den tok tjue minutter.

Den ble aldri en oppgave, fordi den aldri kom inn noen vei — ikke i e-posten, ikke i tilbudet, ikke i noen liste. Den skjedde bare. Og tjue minutter tolv ganger er en arbeidsdag du har gitt bort.

2. Arbeidet mellom to andre ting

Du åpner prosjektet for å gjøre A, oppdager at B er ødelagt, fikser B, og fortsetter med A. Timelisten får én linje: «A».

B var kanskje den vanskeligste halvtimen i uka. Den er borte, fordi den ikke var det du satte deg ned for å gjøre.

3. Det du husker, men ikke kan dokumentere

Denne er verst. Du vet at du brukte to dager ekstra på omleggingen i april. Men når kunden spør hva de to dagene gikk med til, har du ikke annet enn hukommelsen.

Da gjør de fleste det samme: stryker det. Ikke fordi kravet er urimelig, men fordi det er ubehagelig å kreve penger man ikke kan gjøre rede for. Lekkasjen skjer altså ikke når arbeidet gjøres — den skjer i det øyeblikket du skal forsvare det.

Hvorfor regnearket ikke redder deg

Timelisten i Numbers eller Excel svikter av tre grunner, og ingen av dem handler om disiplin:

• Den må åpnes. Den forutsetter at du husker den midt i noe annet. De timene du glemmer å føre, er nøyaktig de timene du var mest oppslukt.
• Den vet ikke hva oppgaven var. «3 t — nettside» er ikke dokumentasjon. Det er en påstand med et tall foran.
• Den kobler ikke timen til noe kunden har bedt om. Derfor kan den aldri brukes til å vise at arbeidet var bestilt.

Det som faktisk stopper lekkasjen

Rekkefølgen er hele poenget. Timen skal ikke være det første som registreres — oppgaven skal.

1. Oppgaven registreres der den oppstår. Også «kan du bare»-oppgaven. Den skal kunne skrives ned på ti sekunder, ellers blir den ikke skrevet ned.
2. Kunden melder inn selv. Kommer forespørselen fra kunden, skal den bli en oppgave i det den blir sagt — ikke etter at du har lest e-posten på nytt om kvelden.
3. Timen henger på oppgaven. Da er «3 t» ikke lenger en påstand. Den har en tittel, en dato og en historikk.
4. Fakturagrunnlaget bygger seg selv. Når timene henger på oppgaver, og oppgavene hører til et oppdrag, er fakturaen en konsekvens av arbeidet som er gjort — ikke en ny jobb du må gjøre i juni.

Ekstraarbeid er en samtale, ikke et regnestykke

Den vanskeligste delen av ekstraarbeid er ikke å regne det ut. Det er å ta det opp.

Og grunnen til at det er vanskelig, er nesten alltid timingen: kunden ser tallet for første gang på fakturaen, tre måneder etter at arbeidet ble gjort. Da er samtalen en konfrontasjon, uansett hvor rimelig kravet er.

Ser kunden oppgaven når den meldes inn — at den er registrert, at den ligger utenfor det opprinnelige oppdraget, at noen skal gjøre den — så er diskusjonen allerede tatt. Ikke som en forhandling, men som en opplysning på et tidspunkt da ingen har noe å tape på den.

Det er forskjellen på å sende en regning og å sende en oppsummering av noe begge parter allerede visste.

Det du får igjen

Ikke en høyere timepris. En riktigere faktura.

For de fleste som jobber alene, er det den samme summen: arbeidet er allerede gjort, timene er allerede brukt. Det eneste som mangler, er at de sto skrevet ned da det gjaldt.