Kreditnota: den eneste lovlige måten å rette en faktura på

En utstedt faktura kan ikke slettes og ikke redigeres. Det vet de fleste. Svaret er en kreditnota — og der stopper også de fleste forklaringene.

Problemet er at kreditnota ikke er svaret på alt. Bruker du den på en kunde som rett og slett ikke betaler, har du ikke ryddet i regnskapet. Du har strøket ditt eget krav.

Her er skillet, og hva merverdiavgiften gjør når rettingen krysser en termin.

«Slett» finnes ikke, og det er med vilje

Fakturanummer skal tildeles maskinelt i en ubrutt serie, og bokføringsloven § 6 krever at dokumentasjonen er nummerert slik at det er mulig å kontrollere at den er fullstendig. Et hull i serien er nettopp det ingen kan kontrollere.

Derfor finnes verken «slett» eller «rediger» på en utstedt faktura i et ordentlig system. Regnskapet skal vise at feilen skjedde og at den ble rettet — ikke se ut som om den aldri var der. Hele listen over hva som kreves av en faktura står her.

Hva en kreditnota faktisk er

Bokføringsforskriften § 5-2-8 sier det i én setning:

Når det utstedes nytt salgsdokument til erstatning for allerede avsendt salgsdokument, skal det også utstedes en kreditnota som reverserer opprinnelig salgsdokument.

Tre ting følger av det, og de overses ofte:

• Kreditnotaen er selv et salgsdokument. Den skal oppfylle de samme innholdskravene som fakturaen — partene, ytelsen, avgiften — og den får sitt eget nummer, maskinelt tildelt, som all annen salgsdokumentasjon.
• Den skal vise til fakturaen den reverserer. Uten henvisningen er den bare et dokument med et minustegn foran.
• Skal kunden fortsatt betale noe, er det tre dokumenter, ikke to: den opprinnelige fakturaen, kreditnotaen som opphever den, og den nye fakturaen. Alle tre blir stående.

Den kan ikke tilbakedateres

Dette er den praktiske fellen, og den koster mest ved et årsskifte.

Fristelsen er åpenbar: fakturaen har dato i desember, og feilen oppdages i februar. Da vil man gjerne datere kreditnotaen i desember, så regnskapet «går opp» der salget står.

Det er ikke lov. Det er utstedelsesdatoen som gjelder, for kreditnotaer som for fakturaer. Og konsekvensen følger av det: korrigeringen av merverdiavgiften hører hjemme i den terminen kreditnotaen ble utstedt — ikke i terminen fakturaen sto i.

Det er ikke en feil i systemet. Det er slik det skal være: mva-oppgjøret for en termin som allerede er levert, endres ikke av noe som skjedde i februar. Rettingen skjer der den skjer.

Den store feilen: kreditnota er ikke det samme som tap på krav

Her går den viktigste grensen i hele emnet, og den er lett å trå over i beste mening.

En kreditnota reduserer selve salget. Etter at den er utstedt, skylder ikke kunden pengene lenger — det er hele poenget med den. Det er riktig når fakturaen var feil, når leveransen ble kansellert, eller når varen kom i retur.

Men kunden som kan betale og bare ikke gjør det, har ikke fått noe feil. Kravet er riktig. Krediterer du fakturaen for å få den ut av reskontroen, har du:

• gitt fra deg kravet, frivillig og skriftlig, og
• fortalt kunden at de ikke skylder deg noe.

Det er ikke opprydding. Det er ettergivelse.

Den riktige veien når pengene ikke kommer, heter tap på utestående fordring, og den står i merverdiavgiftsloven § 4-7. Den lar deg få tilbake merverdiavgiften du allerede har innbetalt — uten at kravet mot kunden forsvinner. Fordringen består. Det er bare avgiftsgrunnlaget som korrigeres.

Når er kravet «endelig konstatert tapt»?

Loven krever at tapet skyldes skyldnerens manglende betalingsevne. Ordet er evne, ikke vilje — en kunde som er uenig i regningen, er en tvist, ikke et tap.

Merverdiavgiftsforskriften § 4-7-1 lister fire alternativer. Det holder å oppfylle ett:

1. Tvangsinndrivning eller inkasso har vært forgjeves.
2. Fordringen er ubetalt seks måneder etter forfall, til tross for minst tre purringer med normale intervaller og slik aktivitet fra kreditor som forholdene tilsier.
3. Offentlig gjeldsforhandling, konkurs, likvidasjon eller avvikling viser at boet ikke gir dekning.
4. Det er ellers helt klart at fordringen ikke kan oppfylles på grunn av skyldnerens manglende betalingsevne.

Fordringen regnes ikke som tapt i den grad den er tilstrekkelig sikret med pant, garanti eller lignende.

Purringene har en verdi utover å få betalt

Se på alternativ nummer to en gang til. Seks måneder, og minst tre purringer.

Det betyr at oppfølgingen du gjorde av et krav som aldri ble betalt, ikke var bortkastet selv om den ikke virket. Den er dokumentasjonen som kvalifiserer kravet som tapt. Uten purringene mangler du vilkåret, og da får du heller ikke merverdiavgiften tilbake.

Det snur måten purring ser ut på. Den er ikke bare et forsøk på å få penger — den er det som gjør at du slipper å betale avgift av penger du aldri fikk. Hele trappen fra forfall til forliksrådet, med satser og frister, står her.

Og det motsatte gjelder også: har du aldri fulgt opp kravet, har du verken pengene eller fradraget.

Delvis kreditering

En kreditnota trenger ikke oppheve hele fakturaen. Er det én linje av fem som er feil, krediteres den linjen.

Det er som regel bedre enn å kreditere alt og fakturere på nytt: kunden ser hva som ble rettet, i stedet for å motta et nytt totalbeløp de må sammenligne med det gamle på egen hånd. Det er også færre dokumenter å holde styr på når noen spør et år senere.

Kort oppsummert

• En utstedt faktura rettes med kreditnota, aldri med sletting eller redigering.
• Kreditnotaen er selv et salgsdokument: eget nummer, samme innholdskrav, og en henvisning til fakturaen den reverserer.
• Erstattes fakturaen, blir det tre dokumenter — og alle tre blir stående.
• Ingen tilbakedatering. Mva-korrigeringen hører til terminen kreditnotaen ble utstedt.
• Kunden som ikke betaler, skal ikke ha kreditnota. Da gir du fra deg kravet. Bruk tap på utestående fordring etter mval. § 4-7 — den gir avgiften tilbake og beholder kravet.
• «Endelig konstatert tapt» krever manglende betalingsevne, og ett av fire vilkår i forskriften § 4-7-1. Det vanligste: seks måneder og minst tre purringer.
• Krediter delvis når bare en del er feil.

Kilder

Kontrollert 4. september 2026. Denne artikkelen inneholder ingen satser som endres årlig — bare paragrafer, og de er stabile. Vilkårene i § 4-7-1 er likevel en vurdering: er beløpet stort, er det verdt en samtale med regnskapsfører før du korrigerer.

• Kreditnota ved erstatning av salgsdokument: bokføringsforskriften § 5-2-8, og innholdskravene i §§ 5-1-1 og 5-1-2 som også gjelder kreditnotaen.
• Ubrutt nummerserie og fullstendighet: bokføringsforskriften § 5-1-3 og bokføringsloven § 6.
• Tap på utestående fordring: merverdiavgiftsloven § 4-7, og de fire vilkårene i merverdiavgiftsforskriften § 4-7-1.

Artikkelen er generell informasjon, ikke juridisk eller regnskapsfaglig rådgivning i en konkret sak.